Garantir la qualité de la production en Chine

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Cet article a pour objectif de vous fournir des connaissances utiles pour réduire vos risques et vos coûts liés à la qualité des produits achetés chez des fournisseurs chinois.

À chaque fois qu’une entreprise étend sa chaîne d’approvisionnement dans un nouveau pays, elle franchie aussi une frontière culturelle. Les différences peuvent être mineurs, comme entre la Belgique et le Canada, ou importantes, comme entre la France et la Chine.

Pour contrôler efficacement la qualité de la production effectuée à l’étranger, il est fortement conseillé à l’acheteur d’avoir des personnes sur place pour représenter ses intérêts en termes de qualité. Dans certains cas, l’acheteur va employer des expatriés, dans d’autres, il va embaucher du personnel local. Dans la plus part des cas, il va faire appel aux services d’un prestataire de services de contrôle qualité comme Pro QC International.

Heureusement, les différences culturelles sont connues et il existe des méthodes pour optimiser la relation d’affaire que l’acheteur entretien avec son fournisseur. Il est important de noter que la Chine est un immense pays avec de nombreuses sous-cultures et dialectes. Il n’y a pas de règle unique qui s’applique dans toute la Chine, donc soyez prêt à vous adapter à vos fournisseurs.

Les principaux enjeux dans le management de la qualité en Chine :

  • Comprendre la culture, la langue, et les attentes de chaque partie prenante
  • L’accord d’achat ou le contrat
  • Le cahier des charges et les spécifications des produits
  • L’introduction adéquate d’un prestataire de services de contrôle qualité

 

La culture et la langue

Beaucoup d’occidentaux ont déjà lu des documents traduits du Chinois au français et le résultat était souvent drôle ou incompréhensible. Ce n’était pas forcément la faute du traducteur. C’était peut-être que les mots et les concepts utilisés ne pouvaient pas être traduits correctement, ou que la traduction avait été effectuée sans compréhension technique ou de la culture. Gardez à l’esprit que les lecteurs Chinois peuvent aussi trouver vos traductions incompréhensibles.

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Faites appel à des traducteurs qui sont entrainés et qui ont de l’expérience dans le sujet qui doit être traduit. Des traducteurs bilingues ne suffisent pas. En effet, des textes techniques ne vont pas forcément être compris par des traducteurs qui parlent la langue du pays. C’est la raison principale pour laquelle les entreprises reçoivent des traductions incompréhensibles.

C’est pour cela que nos clients, lorsqu’ils visitent leurs fournisseurs chinois, font appel aux services de nos ingénieurs pour qu’ils deviennent leurs interprètes. Utiliser le traducteur de l’hôtel ne vas vous servir que dans la vie de tous les jours. Lors d’un rendez-vous avec un fournisseur, il est peu probable qu’il comprenne les concepts qu’il doit traduire. Un ingénieur, pourra expliquer avec précision et en détails vos attentes et exigences au fournisseur.

Astuce : utilisez toujours des traducteurs spécialisés dans les secteurs qui vous intéressent plutôt que de simples traducteurs bilingues.

 

L’accord d’achat ou le contrat

Quels que soit les documents qui matérialisent le produit que vous souhaitez acheter, attendez-vous à ce que vos fournisseurs chinois perçoivent ces documents d’une manière différente de la vôtre.

En Chine, un contrat est considéré comme le point de départ du projet et peut changer avec le temps. Cette approche est très différente de celle adoptée par les pays occidentaux. En France, par exemple, un contrat est un document rigide qui définit les responsabilités des deux parties. Ce qui est écrit dans le contrat doit être appliqué et est rarement modifiable.

Le contrat d’achat doit être utilisé pour identifier les responsabilités de toutes les parties prenantes impliquées, cela inclut aussi celles des prestataires de services de contrôle qualité. Le document doit aussi définir la date idéale d’expédition et les attentes concernant les prix et autres conditions.

La culture chinoise est vraiment littérale. En fournissant assez de détails, décris de façon clair et traduits correctement, vous pouvez créer une vraie relation de confiance avec votre fournisseur et obtenir de très bons résultats.

 

Spécifications produits

Une des pratiques courantes que l’on observe chez les entreprises occidentales qui produisent en Chine, c’est de construire les spécifications produits de la même façon que si elles étaient destinées à un fournisseur occidental. C’est une pratique dangereuse.

Les standards de fabrication et de procédés, la définition de la qualité et les équipements utilisés lors de la production ne varient pas seulement entre la Chine et l’Europe, ils varient aussi grandement entre les différentes provinces chinoises.

Comme dans tous les pays du monde, il y a des entreprises corrompues ou malhonnêtes en Chine. L’aphorisme « Bon fournisseur, bon résultats ; mauvais fournisseur, mauvais résultats » s’applique partout. Dans cet article, nous assumons que vous avez trouvé le bon fournisseur et que vous avez vérifié son intégrité et ses capacités grâce à un audit d’usine ou à d’autres moyens.

Les occidentaux perçoivent la substitution de matériaux ou de composants (quand le fournisseur remplace les composants/matériaux par d’autres) comme des tentatives de tromperie de la part des fournisseurs. Les chinois, quant à eux, perçoivent la substitution comme un effort sincère d’amélioration pour leurs clients. L’amélioration observée peut être une baisse des coûts, de meilleures performances ou d’autres aspects qui semblent tout à fait logique pour le fournisseur, mais qui peuvent mener à de sérieux problèmes pour l’acheteur.

Détaillez tous vos documents, que ce soit la nomenclature, le cahier des charges, les schémas/dessins industriels… Expliquez tout et définissez tout. Ne faites pas l’erreur de penser que les chinois et les européens partagent la même perception de la fabrication, des performances ou de l’apparence. Ne laissez rien au hasard et faite marcher la culture chinoise en votre faveur.

Définissez votre cahier des charges/spécification en unité du système métrique. Nous voyons beaucoup d’entreprises qui fournissent leurs documents en unités impériales, cependant la Chine, comme le reste du monde à part les Etats-Unis et le Royaume Unis, utilise le système métrique. La conversion d’unités impériales en unités métriques peut mener à des dimensions et à des tolérances qui dépassent les limites fonctionnelles. Gardez le contrôle en convertissant vous-même vos mesures en unités métriques (si elles ne le sont pas déjà).

 

Comment présenter un prestataire de services de contrôle qualité à votre fournisseur chinois.

“Garder la face” (‘mianzi’ en pinyin) est un aspect très complexe de la culture chinoise que nous ne pouvons pas couvrir intégralement dans cet article. Nous vous recommandons d’en lire plus sur ce sujet afin d’éviter de faire perdre la face à votre fournisseur quand vous communiquez avec lui.

L’élément clé pour ne pas faire perdre la face à votre fournisseur lors de l’introduction d’un prestataire de contrôle qualité, c’est de ne pas montrer cela comme un manque de confiance de votre part envers leur honnêteté ou capacités. La meilleure façon est de présenter ça comme un investissement pour réduire les coûts et les risques à la fois pour le fournisseur et pour l’acheteur.

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Le prestataire de contrôle qualité vous permet d’identifier les produits défectueux avant qu’ils ne soient expédiés. Ainsi, les coûts et le temps nécessaire aux opérations de reprise ou de remplacement des produits sont nettement réduits.

Utiliser un prestataire de contrôle qualité est un moyen de réduire les risques de non-conformité des produits avant leur expédition. Si des produits défectueux sont expédiés, c’est toujours l’usine qui est responsable et non le prestataire.  Le prestataire de contrôle qualité est uniquement responsable de la qualité des services d’inspections et l’usine est responsable pour la qualité des produits.

 

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